Confession d’un anonyme : Faut-il systématiquement choisir le plus bas soumissionnaire?

Publié le 18 août 2017

catégorie Confession anonyme

lettre-dun-anonyme-petites-entreprises-versus-grandes

Sélectionner la bonne entreprise pour réaliser un projet n’est pas toujours une décision évidente. Au moment de trancher parmi toutes les soumissions reçues, nous sommes souvent tiraillés entre plusieurs choix de critères importants. Or, le prix se trouve bien souvent en tête de liste.

Même s’il est tentant de choisir l’entreprise dont le contrat nous semble être le moins dispendieux, encore faut-il être sûr de la qualité et de la bonne exécution des travaux. La question se pose alors : est-ce toujours judicieux de choisir le plus bas soumissionnaire?

En tant que fournisseur, notre compagnie est fréquemment confrontée à cette question. C’est pourquoi nous avons décidé de partager avec vous un témoignage que nous trouvons tout particulièrement intéressant.

 

**Début de la lettre**

Bonjour,

Je me permets de partager avec vous une expérience qui, je pense, vous interpellera. Il y a deux ans, j’occupais un poste de superviseur de la maintenance dans une usine sur la Rive-Nord. Même si nous avions plusieurs fournisseurs de confiance, j’étais souvent amené à considérer de nouvelles soumissions de plusieurs compagnies. À cette époque, nous avons eu un problème majeur avec l’une des principales machines de notre équipement.

Comme cette problématique engendrait de graves retards de production et que notre fournisseur actuel n’était pas en mesure de se présenter dans les délais, j’ai dû aller chercher d’urgence des soumissions provenant de nouveaux fournisseurs que l’on m’avait référés.

Avant, il est important de comprendre que, dans notre entreprise, nous avons une politique interne « officieuse » favorisant le soumissionnaire qui offre le meilleur prix. La décision de faire affaire avec le fournisseur A (14 % moins cher que les deux autres) n’a donc pas été très ardue.

À court de temps, nous avons débuté rapidement les travaux avec notre nouveau fournisseur qui semblait maîtriser les opérations. Il a fallu peu de temps avant qu’il retire notre ancienne machinerie et qu’il prépare l’arrivée de la nouvelle. Nous ne devions fonctionner sans elle que pour une journée. Évidemment, ce qui devait arriver arriva : un retard de trois jours dans la livraison du nouvel équipement. Avec une grosse production en cours, vous pouvez sûrement imaginer le chaos que cela a provoqué chez nous!

Deux mois plus tard, j’ai eu la responsabilité de gérer les difficultés post-installation et je n’étais pas au bout de mes peines. Tout comme il avait garanti le respect de ses délais, le prestataire avait évidemment fait miroiter la qualité de son travail durant l’appel d’offres. Cependant, la mauvaise qualité de l’installation s’est très vite fait ressentir. Cette fâcheuse situation a fortement dérangé notre activité, car cela a eu un impact sur la qualité de nos produits et notre vitesse de production. Le prestataire n’a pas voulu prendre ses responsabilités et revoir l’installation des équipements, prétextant que son travail était terminé, que tout fonctionnait correctement à la fin de l’installation et que le problème provenait d’une mauvaise utilisation par notre personnel. Après avoir vérifié le contrat, nous nous sommes rendu compte que seule la garantie concernant la machine était mentionnée, pas celle concernant l’installation. De même, les pénalités de retard étaient absentes des termes ainsi que les responsabilités des travaux réalisés. Nous avons donc entamé des recours contre cet entrepreneur, ce qui nous a occasionné des frais supplémentaires imprévus.

Tout au long des difficultés, je me suis régulièrement demandé : les choses auraient-elles été différentes si nous avions fait le choix d’un autre fournisseur, peut-être plus dispendieux? Il est difficile de le savoir. En tout cas, le choix du plus bas soumissionnaire a coûté à mon ancienne employeuse beaucoup plus que ce qu’elle prévoyait investir.

Conclusion de cette expérience : une bonne analyse préliminaire des soumissions est primordiale. Rencontrer les soumissionnaires, confirmer leur expérience, valider le contenu de la soumission, confirmer avec eux la bonne compréhension de l’envergure du projet et du contrat sont des étapes essentielles pour s’assurer de faire un choix éclairé. Vous pouvez aussi demander de rencontrer le manufacturier des équipements que vous souhaitez utiliser afin que celui-ci vous fasse part de ses recommandations, que ce soit sur l’installation, les raccords, les garanties ou l’entretien.   

L’essentiel est de retenir le meilleur soumissionnaire, c’est-à-dire celui qui vous en offre le plus pour votre argent, mais aussi celui avec lequel vous avez le sentiment profond que la relation d’affaires sera fiable, respectueuse et durable.

Merci pour votre lecture attentive,

Anonyme

**Fin de la lettre**

Publié dans Confession anonyme

Autres articles

LS au 26e rang des 300 plus importantes PME du Québec

Publié le 1 novembre 2017

catégorie Distinction

Préposé(e) à l'entrepôt recherché(e)

Publié le 14 septembre 2017

catégorie Carrières